השירות
תפעול פנסיוני למעסיקים
VECTO מתפעלת את הדיווח וההפקדה הפנסיונית של המעסיק מול כלל הגופים המוסדיים: קרנות פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות וחברות ביטוח.
הפער
למה דיווח לבדו אינו מספיק
ההבדל הוא לא אם הדיווח נשלח, אלא מי מטפל במה שחוזר.
שידור הקובץ נגמר בדקות. מה שלוקח זמן הוא ההיזונים החוזרים. כשהגוף המוסדי דוחה רשומה, הוא מחזיר קוד שגיאה שלא תמיד מאפשר לחשבת השכר להבין מיד מה נדרש לתקן.
רשומה שלא טופלה אינה נעלמת. היא ממשיכה להופיע בפערים ובהיזונים, ועלולה להתגלגל לחוב ולריבית.
מה VECTO עושה עם רשומה שנדחתה: מפענחת את קוד השגיאה מול הגוף המוסדי, ומוסרת לחשבת השכר הוראת תיקון מפורטת. איזה עובד, איזה שדה, ומה הערך הנכון. ואז עוקבת עד להסדרת הרשומה.
דיווח
הקובץ משודר לכלל הגופים המוסדיים.
היזון חוזר
הגוף המוסדי מחזיר תשובה על כל רשומה: התקבלה, או נדחתה.
פענוח ותיקון
קוד השגיאה מפוענח, וחשבת השכר מקבלת הוראת תיקון מפורטת.
הסדרה
הרשומה נבדקת שוב בחודש הבא, עד שהיא מוסדרת.
מה מטופל אצלנו
מה VECTO מטפלת בו
01קליטת נתוני השכרמה זה כוללסגירה
קבלת קובץ נתוני השכר מהמעסיק או מחשבת השכר, במועד הקובע שנקבע.
02טיוב ובקרהמה זה כוללסגירה
בדיקות תקינות, כללי הפקדה פנסיוניים והשוואה לחודש הקודם, לפני שהקובץ יוצא.
03הפקת קובץ ממשק אחיד וקובץ מס״במה זה כוללסגירה
הכנת קובץ התשלום בהתאמה מלאה לקובצי הדיווח.
04דיווח לכלל הגופיםמה זה כוללסגירה
קרנות פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות וחברות ביטוח, בממשק אחד.
05קליטת ההיזונים החוזריםמה זה כוללסגירה
קליטה ובקרה של ההיזונים מכל הגופים המוסדיים.
06פענוח רשומות שנדחומה זה כוללסגירה
פענוח קוד השגיאה מול הגוף המוסדי, עד שברור מה בדיוק נדרש לתקן.
07הוראת תיקון לחשבת השכרמה זה כוללסגירה
איזה עובד, איזה שדה, ומה הערך הנכון. הוראה מוכנה לביצוע, לא הפניה לקוד שגיאה.
08מעקב עד להסדרהמה זה כוללסגירה
מעקב אחר הרשומה עד שהיא נקלטת, בכפוף לביצוע התיקון על ידי המעסיק.
09דוחות חודשיים ושנתייםמה זה כוללסגירה
דוח חודשי למעסיק, ובסוף השנה דוחות שנתיים ודוחות עזר לצורכי בקרה.
תהליך העבודה החודשי
מה קורה כל חודש שכר
העברת נתונים
המעסיק מעביר את קובץ נתוני השכר במועד הקובע שנקבע בהסכם.
קליטה ובדיקה
בדיקת תקינות והשוואה לחודש השכר הקודם. כאן נתפסות רוב הטעויות, לפני שהן יוצאות.
דיווח והפקדה
מבוצעים בהתאם למועד החוקי החל על המעסיק, ובכפוף להעברת הנתונים והכספים במועד שנקבע.
מעקב שוטף
קבלת היזונים חוזרים, פענוח רשומות שנדחו, ומסירת הוראות תיקון.
דוח חודשי וסיכום
דוח חודשי למעסיק. בסוף השנה, דוחות שנתיים.
החובה, והדרכים לעמוד בה
שלוש הדרכים לדווח
החובה היא לדווח. הבחירה היא אם לנהל את התהליך בתוך העסק, או להעביר את האחריות התפעולית לגורם מקצועי.
הפורטל של כל גוף מוסדי
כניסה נפרדת לכל קרן וקופה
- מי מבצע בפועל:
- המעסיק
- מי מטפל בהיזונים ובפערים:
- המעסיק
- העלות:
- ללא עלות
פורטל המסלקה הפנסיונית
ממשק אחד לכל הגופים
- מי מבצע בפועל:
- המעסיק
- מי מטפל בהיזונים ובפערים:
- המעסיק
- העלות:
- 1 ₪ + מע״מ לכל ת.ז. מדווחת
סוכן ביטוח או גורם מתפעל
המסלול של VECTO
- מי מבצע בפועל:
- הגורם המתפעל
- מי מטפל בהיזונים ובפערים:
- VECTO מטפלת ומחזירה הוראות תיקון
- העלות:
- לפי ההסכם
אין חובה חוקית להתקשר עם גורם מתפעל. מעסיק רשאי לדווח ולטפל בשגיאות בעצמו.
לרקע
מה זה תפעול פנסיוני למעסיקים
חובת המעסיק אינה מסתיימת בתשלום. בהתאם להוראות הדין, על המעסיק לבצע את ההפקדות הפנסיוניות במועדן ולוודא שהכספים נקלטו ונרשמו כנדרש לזכות העובדים.
בפועל, עמידה בתהליך מחייבת מעקב אחר קליטת הכספים וטיפול בליקויים מול הגופים המוסדיים, ולעיתים גם מול הסוכן או המשווק הפנסיוני. זו עבודה חודשית חוזרת, והיא לא נגמרת ברגע ששולחים קובץ.
החובה החל מ-2025
מ־1 בפברואר 2025 הדיווח נדרש להתבצע באופן ממוכן ובמבנה האחיד שנקבע, אצל כל מעסיק, כולל מי שמעסיק עובד אחד. דיווח ברשימה במייל או בטלפון כבר אינו אפשרות.
תפעול פנסיוני הוא העברת האחריות התפעולית על התהליך הזה לגורם מקצועי: הכנת הדיווח, שידורו, וטיפול בכל מה שחוזר ממנו.
חלוקת אחריות
מה נשאר באחריות המעסיק וחשבת השכר
אנחנו לא מחליפים את חשבת השכר ואיננו נוגעים בתוכנת השכר.
| באחריות VECTO | באחריות המעסיק וחשבת השכר |
|---|---|
| פענוח השגיאה ומסירת הוראת תיקון מפורטת | ביצוע התיקון בתוכנת השכר |
| מעקב אחר קליטת הרשומה בגוף המוסדי | מסירת נתונים מלאים ונכונים, במועד שנקבע |
| הטיפול התפעולי מול הגופים המוסדיים | עדכון על כניסת עובד, עזיבה או שינוי מהותי |
| הכנת הדיווח והתשלום ושידורם בהתאם למועד החוקי | החלטות וייעוץ פנסיוני, באמצעות בעל רישיון |
באחריות VECTO
- פענוח השגיאה ומסירת הוראת תיקון מפורטת
- מעקב אחר קליטת הרשומה בגוף המוסדי
- הטיפול התפעולי מול הגופים המוסדיים
- הכנת הדיווח והתשלום ושידורם בהתאם למועד החוקי
באחריות המעסיק וחשבת השכר
- ביצוע התיקון בתוכנת השכר
- מסירת נתונים מלאים ונכונים, במועד שנקבע
- עדכון על כניסת עובד, עזיבה או שינוי מהותי
- החלטות וייעוץ פנסיוני, באמצעות בעל רישיון
לנותן השירות אין גישה לתוכנת השכר של המעסיק והוא אינו מבצע בה שינויים.
VECTO פועלת כגורם מתפעל בלבד. השירות אינו ייעוץ פנסיוני, אינו שיווק פנסיוני ואינו בחינת התאמת מוצר פנסיוני לעובד.
המסלולים
ההבדל בין תפעול לתפעול+
שני המסלולים כוללים את אותו תפעול שוטף. תפעול+ מוסיף שכבת בקרות תפעוליות.
מסלול בסיס
תפעול
מעסיק שהדיווח אצלו יציב ורוצה להעביר את התפעול השוטף לגורם מקצועי.
160 ₪ לחודש שכר
כולל עד 10 עובדים
+ 9 ₪ לכל עובד נוסף
מסלול מורחב
הרחב ביותרתפעול+
מעסיק עם תנועת עובדים, כמה גופים מוסדיים או היסטוריית היזונים.
220 ₪ לחודש שכר
כולל עד 10 עובדים
+ 11 ₪ לכל עובד נוסף
כלול בשני המסלולים
הדיווח החודשי
- קליטת נתוני השכר, טיובם ובקרתם לצורך הפקת דיווחים תקינים
- בדיקות תקינות וכללי הפקדה פנסיוניים בעת טעינת הקבצים למערכת
- הפקת קובץ ממשק אחיד וקובץ מס״ב, ודיווח לכלל הגופים המוסדיים
- הכנת קובץ התשלום בהתאמה מלאה לקובצי הדיווח
- ביטול שידור לקופה בודדת או לעובד בודד
היזונים, רשומות שגויות ותקלות
- קליטה ובקרה של ההיזונים החוזרים מכל הגופים
- פענוח רשומות שנדחו ומעקב עד להסדרתן
- מסירת הוראת תיקון מפורטת לחשבת השכר
- טיפול במכתבי חוב ובפיגורים הנוגעים לחודשי השכר שטופלו במסגרת ההתקשרות
- טיפול בשינויי סטטוס עובדים: חל״ת, חל״ד, סיום העסקה והיעדר שכר
ליווי ודוחות
- רפרנט תפעול פנסיוני אישי, למעקב אחר קליטת ההפקדות ולמענה תפעולי למעסיק ולחשבת השכר מטעמו
- דוחות עזר ל־161 ודוחות פיצויים לצורכי בקרה
- דוח חודשי למעסיק ודוחות לסוף שנה
- עדכונים תפעוליים רלוונטיים בנוגע לשינויי רגולציה, מיזוגי קופות ושינויים בגופים המוסדיים
נוסף רק בתפעול+ · בקרות פנסיוניות מתקדמות
- בקרת קיום רכיב אובדן כושר עבודה בדיווחים
- בקרת יתרות פיצויים
- בקרה על הפקדות חסרות או שגויות
- בדיקה יזומה של היסטוריית התשלומים מתקופת ההתקשרות
- התאמות ודוחות בקרה למעסיק ולחשבת השכר
- שיחת בקרה רבעונית
הבקרות הן בקרות תפעוליות על הדיווח ועל קליטת הכספים. אינן ייעוץ פנסיוני ואינן בחינת התאמת המוצר לעובד.
חשבון מפצל
60 ₪ לחודש, אופציונלי. דורש העברת נתונים מוקדמת.
המחירים אינם כוללים מע״מ. החיוב לפי מספר תעודות הזהות שדווחו באותו חודש שכר. הצעת מחיר מחייבת תימסר לאחר שיחת התאמה.
VECTO פועלת כגורם מתפעל בלבד. השירות אינו ייעוץ פנסיוני, אינו שיווק פנסיוני ואינו בחינת התאמת מוצר פנסיוני לעובד.
שלבי ההתחלה
איך מתחילים
- שנינו
שיחת התאמה
מספר עובדים, גופים מוסדיים, ומי מתפעל אתכם היום.
- אתם
חתימה
הסכם השירות, נספח עיבוד המידע וייפוי כוח לגורם מתפעל.
- VECTO
הקמת ממשקים
הקמת הממשקים מול הגופים המוסדיים ואתחול נתוני העובדים מקובץ השכר.
- שנינו
בדיקת קובץ ראשון
בדיקה משותפת של הקובץ הראשון לפני דיווח, מול חשבת השכר.
- VECTO
חודש שכר ראשון
חודש השכר הראשון בתפעול מלא.
VECTO פועלת כגורם מתפעל בלבד. השירות אינו ייעוץ פנסיוני, אינו שיווק פנסיוני ואינו בחינת התאמת מוצר פנסיוני לעובד.
רוצים לדעת אם התהליך הפנסיוני שלכם באמת סגור?
בשיחת התאמה קצרה נבין את מספר העובדים, הגופים המוסדיים, אופן הדיווח והפערים שחוזרים בהיזונים — ונאמר בכנות אם השירות מתאים.
שיחת התאמה קצרה, ללא התחייבות.